MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

La CORPORACIÓN SOMOS TODOS POR COLOMBIA, referido de ahora en adelante en este documento como LA CORPORACIÓN, es una persona jurídica, identificada con N.I.T. 901040770-2, ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. – República de Colombia, con dirección comercial: Calle 39 # 17-26. LA CORPORACIÓN es la Responsable del Tratamiento de los datos personales y eventualmente podrá fungir también como Encargada del Tratamiento de datos personales.

  • OBJETIVO Y ALCANCE

En cumplimiento de la ley y por el respeto debido a todas las personas de las cuales llegue a recolectar y tratar de cualquier forma sus datos personales, se establece el presente documento de políticas y procedimientos que rigen el tratamiento de datos personales por parte de LA CORPORACIÓN. Es de obligatorio y estricto cumplimiento para LA CORPORACIÓN, para todas las personas que realizan su actividad misional y política y las demás a las cuales les proporcione acceso a los datos personales, quienes en todo caso deberán respetar y cumplir lo aquí establecido y toda la normatividad legal aplicable.

  • DEFINICIONES.

Se acogen las siguientes definiciones, de acuerdo a la normatividad legal vigente:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado (a) del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • TRATAMIENTO, VIGENCIA Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Se podrá almacenar, clasificar, actualizar, transmitir, transferir, suprimir y en general usar los datos personales que se recolecten, para el desarrollo de la actividad política y electoral de LA CORPORACIÓN y las finalidades específicas que más adelante se indiquen en este punto. La vigencia de las bases de datos y su tratamiento dependerá de las finalidades respectivas para las cuales se recolectaron los datos y de la normatividad legal aplicable en cada caso. 

El tratamiento de los datos personales se podrá desarrollar directamente por LA CORPORACIÓN o por medio de terceros en Colombia o el exterior, caso en el cual se les deberá suministrar los datos respectivos a dichos terceros.

Además de los fines que se establezcan e informen al Titular al momento de la recolección, el tratamiento de los datos personales se podrá hacer para las siguientes finalidades:

  1. Enviar información sobre LA CORPORACIÓN, sobre su actividad misional y política, sobre las personas y campañas de quienes apoye LA CORPORACIÓN, información noticiosa o de opinión, y en general enviar información política, electoral, académica, social, comercial o de otro tipo que LA CORPORACIÓN considere pueda ser relevante para el destinatario (Titular).  
  • Llevar un registro de las personas que asisten a actividades o eventos de LA CORPORACIÓN o en las que esta participe o apoye.
  • Llevar un registro de las personas que participen, apoyen o estén interesadas en las campañas políticas que apoye  LA CORPORACIÓN.
  • Organizar, desarrollar y/o invitar a eventos y actividades electorales, políticas, académicas, sociales, o de otro tipo que LA CORPORACIÓN considere pueda ser relevante para el destinatario (Titular).  
  • La organización y el desarrollo de la actividad misional y política de LA CORPORACIÓN o de las personas de quienes apoya, buscando lograr los fines propios de las campañas, de la forma más eficiente y efectiva posible dentro de los parámetros legales.
  • Realizar análisis estadísticos, encuestas, investigaciones o estudios de mercado, políticos, académicos o de otro tipo.
  • La celebración, gestión, desarrollo, control y terminación de relaciones laborales o contractuales de otro tipo con LA CORPORACIÓN, incluido entre otros fines el almacenamiento de hojas de vida de posibles empleados o contratistas y la verificación de antecedentes de los mismos.
  • Suministrar la información a terceros con los cuales LA CORPORACIÓN tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
  1. Lograr la correcta y eficiente ejecución de los contratos, incluidas todas las obligaciones derivadas de estos, que se suscriban con un Titular o con una persona natural o jurídica a la que el Titular esté vinculado.
  • Mantener comunicación con el Titular con fines electorales, políticos, profesionales, comerciales o personales.

El establecimiento de comunicación con el Titular para los fines anteriores, o los que se le informen al momento de la recolección del dato, se podrá hacer por cualquier medio físico o electrónico, tales como correos electrónicos, mensajería instantánea (Whatsapp, Telegram, etc.), redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, LinkedIn, etc.), mensajes de texto (SMS o MMS), o cualquier otro medio conocido o por conocerse.

  • DERECHOS DE LOS TITULARES

Quien sea Titular de datos personales tiene derecho a:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  1. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. De acuerdo a la ley, sólo se podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento (Ver puntos 7 y 8).
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
  • ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS 

La persona a cargo de dar trámite a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos es la LA CORPORACIÓN. El canal para efectuar cualquier solicitud es el correo electrónico: corpsomostodosporcolombia@gmail.com

  • CONSULTAS

Los(as) Titulares o sus causahabientes o sus representantes o apoderados debidamente autorizados podrán consultar los datos personales del Titular que repose en cualquier base de datos de LA CORPORACIÓN. La consulta se podrá efectuar enviando un mensaje al correo electrónico corpsomostodosporcolombia@gmail.com suministrando como mínimo (requisito legal) la siguiente información:

Nombre completo.

-Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfono de contacto).

-Identificación del titular y de ser el caso, de su causahabiente, representante o apoderado. Para esto deberá aportar copia del documento de identidad. Si se trata de apoderado o representante, deberá además aportar copia de su documento y del respectivo poder o documento que acredite debidamente tal calidad.

-Solicitud clara de los datos personales que desea consultar, bien sea esta consulta de todos los datos o de algunos datos personales en particular.

En caso de no cumplir con alguno de los anteriores requisitos, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta se requerirá al interesado para que corrija lo necesario. Si pasados dos (2) meses de hecho el requerimiento de subsanación, este no se ha atendido debidamente, se entenderá desistida la consulta. 

De cumplir con los requisitos mínimos exigidos, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Los(as) Titulares o sus causahabientes o sus representantes o apoderados debidamente autorizados que consideren que la información contenida en una base de datos de LA CORPORACIÓN debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo enviando un mensaje al correo electrónico corpsomostodosporcolombia@gmail.com suministrando como mínimo (requisito legal) la siguiente información:

-Nombre completo.

-Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

-Identificación del titular y de ser el caso, de su causahabiente , representante o apoderado. Para esto deberá aportar copia del documento de identidad. Si se trata de apoderado o representante, deberá además aportar copia de su documento y del respectivo poder o documento que acredite debidamente tal calidad. 

-Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer(conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, etc.)

-Documentos que se quieren hacer valer con el reclamo.

En caso de no cumplir con alguno de los anteriores requisitos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, se requerirá al interesado para que corrija lo necesario. Si pasados dos (2) meses de hecho el requerimiento de subsanación este no se ha atendido debidamente, se entenderá desistido el reclamo. 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Cumplidos con los requisitos mínimos exigidos para el reclamo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles desde su recepción se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

Así mismo, cumplidos con los requisitos mínimos exigidos, el reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • REMISIÓN LEGAL

En lo no establecido en el presente documento se estará a lo dispuesto en la normatividad legal vigente en la República de Colombia.

  1. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

El presente documento rige a partir del 8 de diciembre de 2020 y no ha recibido modificaciones a la fecha.

CORPORACIÓN SOMOS TODOS POR COLOMBIA

N.I.T. 901040770-2

Autor del Documento: Juan Pablo Puentes Vargas (www.juanpablo.co

Licencia del documento: Atribución-CompartirIgual 2.5 Colombia (CC BY-SA 2.5 CO) www.creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/co/